MYOB Program Akuntansi Alternatif bagi UKM

Harian Pikiran Rakyat edisi 18 Juli 2006 memuat berita “Penggunaan Teknologi Informasi Untuk Kelompok Usaha Kecil Menengah di Indonesia Masih Merupakan Beban”. Dari berita tersebut memunculkan sebuah pertanyaan: apakah keuntungan (benefit) penggunaan teknologi informasi tidak ada atau nilainya lebih rendah dari bebannya ?Memang dalam kondisi perekonomian seperti sekarang ini investasi untuk TI masih merupakan kendala. Tetapi untuk survive perusahaan tentunya perlu sistem informasi yang dapat menunjang operasi perusahaan dan pengambilan keputusan dengan cepat dan akurat. Seperti misalnya apakah persediaan sudah mencapai titik minimal atau berapa jumlah piutang yang belum tertagih. Apalagi untuk menghasilkan laporan keuangan dengan cepat. Dengan hanya mengandalkan pencatatan secara manual, informasi tadi cukup sulit diperoleh dan memakan waktu yang cukup lama.Sebenarnya terdapat beberapa program akuntansi yang diperluas fungsinya sehingga mampu memberikan informasi untuk kepentingan manajemen untuk skala usaha kecil menengah. Karena lingkupnya UKM maka harganya tidak terlalu mahal. Salah satu contohnya adalah Myob Accounting Software. Pengguna software yang berasal dari Australia ini, sekarang sudah mencapai sekitar 500 ribu perusahaan dan 10 ribu akuntan di seluruh dunia. Bahkan Myob sudah cukup banyak mendapatkan penghargaan dari institusi ternama seperti PC Magazine, PC World dsb.Fitur-fitur yang tersedia cukup lengkap meliputi pengelolaan persediaan, penjualan, pembelian dsb. Dengan interface yang tidak rumit Myob merupakan software yang mudah digunakan (friendly user). Pengguna tidak perlu repot memikirkan debit-kredit untuk pencatatan transaksi. Seperti misalnya untuk mencatat penjualan. Pengguna tinggal memasukkan data penjualan dan menekan tombol Record. Myob akan mencatat transaksi ini secara double entry accounting. Transaksi yang sudah dicatat langsung dapat dilihat laporannya. Terdapat lebih dari 100 laporan yang tersedia. Tidak hanya itu, Myob juga menyediakan analisa dari transaksi yang telah dicatat seperti analisa umur piutang, analisa neraca, analisa laba-rugi dsb.Persediaan akan otomatis bertambah bila ada transaksi pembelian dan sebaliknya akan berkurang bila ada penjualan. Fitur persediaan juga menyediakan menu untuk membuat item dari beberapa item yang telah ada seperti untuk perusahaan perakitan (assembling). Bila persediaan sudah mencapai limit, Myob akan memberikan informasi dan secara otomatis membuat order pembelian. Transaksi yang berhubungan dengan persediaan –seperti juga transaksi lainnya- dapat ditelusur sampai ke sumbernya untuk keperluan audit. Myob juga menyediakan level harga dan kuantitas item yang bisa diterapkan kepada pelanggan yang berbeda. Misalnya kita bisa memecah kuantitas barang dari 1-20, 21-50 dsb. Kemudian dari range tersebut kita bisa pecah lagi harga untuk dealer, master dealer dst.Khusus untuk versi Premier terdapat fitur multi currency yang bisa digunakan untuk transaksi yang menggunakan mata uang asing. Myob menjaga keakuratan transaksi multi currency ini dengan membuat dual account system yaitu local account dan foreign account. Dengan cara ini pengguna dapat mencatat transaksi dengan semua mata uang asing sesuai dengan kurs yang berlaku. Perbedaan kurs yang timbul akan dicatat otomatis sebagai selisih kurs.Kelebihan lain dari versi Premier adalah bisa digunakan bersama-sama dalam jaringan (multi-users). Tentu saja fasilitas ini disertai password dan pembatasan akses untuk tiap user sebagai sarana keamanan data. Selain memperhatikan masalah keamanan data Myob juga menyediakan fasilitas maintenance seperti back up, pemeriksaan data dan optimisasi data.Kembali ke pertanyaan di awal tulisan ini dengan kondisi perekonomian yang serba tak menentu, tentu saja diperlukan sistem informasi yang memadai. Jika dibandingkan dengan pengeluaran untuk investasi sistem informasi maka keuntungan yang didapat jelas lebih besar. Selain karena kecepatan dalam pengolahan data, sistem informasi terkomputerisasi juga menyediakan alat bantu untuk pengambilan keputusan. Myob merupakan salah satu alternatif untuk penerapan sistem informasi bagi UKM. Selain kemudahan penggunaan, Myob juga menyediakan fitur-fitur yang lengkap dan bisa diterapkan untuk jenis usaha dagang, jasa maupun industri. Hal lain yang mendukung adalah harga yang cukup murah serta tersedianya tenaga pelatihan maupun technical support di Indonesia yang kompeten.