Visit comments-portal.blogspot.com for more comments.

Selamat Hari Raya Idul Fitri

Aris Ekyanto HS

MYOB Basic: Contoh Transaksi

TRANSAKSI SATU
Tgl: hari ini
Toko Mebel Murah Sentosa meminta quotation kepada kita, mengenai harga jual untuk 2 unit lemari pakaian dua pintu dan 2 unit meja makan.
Question: apa itu quotation?

Hint:
Menu: Command Centre ~ Sales ~ Enter Quotes
Selesai mengisi quotation, coba lihat ke list jurnal transaksi (Menu: Command Centre ~ Account ~ Account List)

TRANSAKSI DUA
Tgl: hari ini
Seorang konsumen, Jarot Rana, membeli satu buah meja komputer secara tunai. Jarot meminta barang dikirimkan ke kostnya, di Jl Kenanga 224 Yogyakarta. Jarot tidak dibebani ongkos kirim, karena kostnya dekat dengan gudang.

Hint:
Menu: Command Centre ~ Sales ~ Enter Invoice
Jarot belum tercatat sebagai konsumen, oleh karena itu, pada saat mengklik konsumen, kita perlu tambahkan nama konsumen baru dulu, klik NEW dan isikan data Jarot (kode konsumen INDV000001).
Setelah itu, baru lengkapi invoice. Pastikan
Memilih Payment Method: Cash
Paid Today diisi sebesar Balance Due

Eksplorasi: Coba klik button Detail, untuk apa button detail?
Setelah selesai klik button Record

Eksplorasi lagi: Setelah input transaksi penjualan ke Rana, coba cek ke jurnal penjualan … apa yang tertulis dalam jurnal itu adalah catatan akuntansi yang bernama JURNAL. (menu: Command Centres ~ Accounts ~ Transaction Journal, pilih tab Sales).
Lalu, coba cek ke account list … (menu: )
Lihat saldo rekening penjualan mebel, PPN Keluaran dan rekening kas di tangan (naik atau turun?).

TRANSAKSI TIGA
Tgl: hari ini
Seorang konsumen, Ratna Sutopo, membeli satu buah lemari pakaian dua pintu secara tunai. Ratna meminta barang dikirimkan ke kostnya, di Griya Putri Jakal Km 7 No. 156 E Yogyakarta. Ratna dibebani ongkos kirim sebesar Rp50.000.

Hint:
Serupa dengan perekaman penjualan kepada Jarot Rana.
Yang berbeda, pastikan anda menginputkan biaya angkut (Freight).

TRANSAKSI EMPAT
Tgl: hari ini
Toko Mebel Harapan Jaya menginformasikan melalui fax bahwa dia telah melunasi utangnya sebesar Rp12.000.000. Kas langsung ditransfer ke rekening Bank Lippo Giro milik kita. Biaya transfer ditanggung oleh Harapan Jaya.

Hint:
Menu: Command Centres ~ Sales ~ Receive Payment
Pastikan deposit to account diisi dengan: Bank Lippo Giro
Untuk payment method, karena belum ada metode transfer bank …. Saudara mesti menambahkan metode baru, dengan nama Transfer Bank (klik button NEW, lalu payment method diisi Transfer Bank dan method type pilih Other).

Insert: Eksplorasi: Coba klik button Detail di sebelah kanan listbox Payment Method. Apa yang perlu diketikkan di detail .. jika perusahaan menerima pembayaran melalui transfer bank.

Pastikan juga, anda telah menginputkan Rp12 juta di Amount Received dan Amount Applied.
Kemudian klik button Record ….. Transaksi ini selesai direkam.

Catatan
Anda lihat …. Ada banyak field yang mesti diisi dengan tepat … jadi jika penginput data tidak cukup cermat dan melakukan kesalahan di salah satu field di atas … bisa anda bayangkan … apa yang akan terjadi ….. ???? GIGO!


TRANSAKSI LIMA
Tgl: hari ini
Toko Mebel Murah Sentosa mengatakan bahwa dia setuju dengan quotation yang telah dikirimkan tadi pagi. Dia memutuskan untuk membeli dua unit lemari pakaian dua pintu dan dua unit meja makan secara kredit. Biaya angkut Rp200.000.

Hint:
Menu: Command Centres ~ Sales ~ Enter Invoice
Anda lihat … pada saat anda memilih konsumen Murah Sentosa … langsung ada jendela yang pop up yang menyajikan daftar quotation Toko Mebel Murah Sentosa …. Saudara tinggal pilih quotation tersebut ….
Pastikan saudara mengklik button “Change to Invoice” yang terletak di sudut kiri bawah …. Dan in second, warna pink (quotation) berubah menjadi warna biru (invoice).
Jangan lupa merekam biaya angkut.
Field Payment Method: pilih Other ….
Field Paid Today: kosongkan saja (jangan diisi … karena kredit)


TRANSAKSI ENAM
Tgl: hari ini
Hotel Makmur telpon dan meminta difaxkan quotation harga untuk perbaikan delapan buah spring bed dan dua buah lemari kantor.

Hint:
Serupa dengan transaksi satu

TRANSAKSI TUJUH
Tgl: hari ini
Hari ini, Dream Land mengirimkan enam spring bed @ Rp400.000. Perusahaan membayar lunas spring bed tersebut.

Hint:
Menu: Command Centre ~ Banking ~ Spend Money
Account berisi Kas di Tangan
Uncheck kotak Tax Inclusive
Amount: isikan Rp2.640.000 (hasil hitungan 6 x Rp400.000 ditambah 10% PPN Masukan)
Memo: pembelian spring bed dari dreamland
Account name: Persediaan Amount Rp2.400.000
Acount name: PPN Masukan Amount Rp240.000
Lalu klik button: Record


TRANSAKSI DELAPAN
Tgl: hari ini
Hari ini, kita akan mengangsur utang kepada Olimpic sebesar Rp10.000.000. Pembayaran dilakukan dengan mengeluarkan cek.

Pertanyaan kritis: Apa yang dimaksud dengan cek? Apakah buku tabungan dapat mengeluarkan cek?

Hint:
Menu: Command Centre ~ Banking ~ Spend Money
Account berisi Bank Lippo Giro
Uncheck kotak Tax Inclusive
Amount: isikan Rp10.000.000
Memo: pelunasan utang kepada Olimpic
Account name: Utang Dagang
Lalu klik button: Record


TRANSAKSI SEMBILAN
Tgl: hari ini
Uti Mutiara membeli satu set meja makan dan satu set meja kursi teras. Uti Mutiara membayar dengan kartu kredit MasterCard nomor 7777 8888 5555 4444, atas nama dia sendiri. Uti Mutiara meminta agar perabot dikirimkan ke rumahnya, Jl Cupu Watu 113 Klaten. Uti Mutiara dibebani biaya angkut sebesar Rp100.000.

Hint:
Serupa dengan pencatatan penjualan tunai (jangan lupa lho, isi paid today sebesar nilai transaksi). Yang berbeda adalah: Payment Method (pilih MasterCard) dan klik button Details (di kanan Payment Method). Pastikan anda mengklik radio button Group with Undeposited Fund.

Catatan: dalam kasus pembayaran dengan kartu kredit dan kartu debet …. Konsumen akan dianggap lunas … sekalipun perusahaan belum terima kas saat itu … (hanya menyimpan copy slip pembayaran dengan kartu tersebut). Karena, perusahaan akan segera menerima kas ….


TRANSAKSI SEPULUH
Tgl: hari ini
Jiji Sujiwo membeli satu buah kasur springbed dan satu buah lemari pakaian dua pintu.
Jiji Sujiwo membayar dengan kartu debet BCA, nomor 2345 6677 3333 4444, atas nama dia sendiri. Perabot akan dikirimkan ke rumahnya, Jl Bantul Km 13 DIY. Jiji dikenai biaya angkut Rp50.000.

Hint:
Serupa dengan perekaman kasus penjualan ke Uti Mutiara. Hanya saja, kita perlu menambah payment method: Debet BCA


TRANSAKSI SEBELAS
Tgl: hari ini
Kreasi Aluminium datang untuk menagih utang. Kita mengeluarkan cek untuk melunasi seluruh utang ke Kreasi Aluminium.

Hint:
Serupa dengan perekaman transaksi pelunasan utang ke toko Olimpic.


TRANSAKSI DUA BELAS
Tgl: hari ini
Hotel Makmur telpon kembali dan sepakat dengan harga perbaikan springbed dan lemari. Perusahaan mengirim teknisi untuk reparasi ke Hotel Makmur. Dieprkirakan reparasi selesai dalam waktu empat hari. Hotel Makmur membayar uang muka sebesar Rp1.000.000. Sisanya akan dilunasi empat hari kemudian pada saat reparasi telah selesai.

Hint:
Serupa dengan penjualan tunai, tetapi field: paid today hanya diisi Rp1.000.000 saja. (Tidak seluruh nilai invoice dibayar lunas pada hari ini).


TRANSAKSI TIGA BELAS
Tgl: hari ini
Perusahaan membayar listrik sebesar Rp200.000.

Hint:
Serupa dengan perekaman transaksi pelunasan utang ke toko Olimpic.
Account: pilih Kas di Tangan
Uncheck kotak Tax Inclusive
Account name: pilih Biaya Utilitas


TRANSAKSI EMPAT BELAS
Tgl: hari ini
Perusahaan membayar air sebesar Rp100.000.

Hint:
Serupa dengan perekaman transaksi pembayaran listrik. Air juga termasuk biaya utilitas.
Account: pilih Kas di Tangan
Uncheck kotak Tax Inclusive
Account name: pilih Biaya Utilitas


TRANSAKSI LIMA BELAS
Tgl: hari ini
Seorang konsumen membeli satu buah springbed. Dia membayar tunai dan dia membawa kendaraan sendiri, sehingga dia tidak membutuhkan jasa pengiriman.

Hint:
Serupa dengan perekaman kasus penjualan tunai. Tambahkan saja, konsumen baru, dengan nama Konsumen Tunai (tanpa nama).


TRANSAKSI ENAM BELAS
Tgl: hari ini
Frontline datang dan menawarkan meja komputer keren dengan harga Rp275.000 per unit (termasuk pajak). Perusahaan memutuskan untuk membeli empat unit meja computer keren (Kode: P2005, nama item: Meja Komputer Keren) secara kredit.

Hint:
Menu: Command Centre ~ Account ~ Record Journal Entry
Memo: Pembelian kredit P-2005 empat unit dari Frontline
PAstikan anda uncheck Tax Inclusive
PAstikan anda uncheck radio button Purchase (Acquisition)
Account: Persediaan Debit Rp1.000.000
Account: PPN MAsukan Debit Rp100.000
Account: Utang Dagang Credit Rp1.100.000

Setelah selesai merekam transaksi pembelian, maka kita perlu merekam item persediaan baru tersebut (Meja Komputer Keren).


TRANSAKSI TUJUH BELAS
Karyawan dibayar gaji mingguan. Berikut rincian gaji yang harus dibayar hari ini.

Lolita (Kasir) Rp180.000
Teo (Bag Reparasi Mebel) Rp200.000
Pati (Driver) Rp120.000
Tomi (Bag Reparasi Mebel) Rp180.000
Ratih (Bag administrasi) Rp200.000

Hint:
Hitung total gaji yang dibayarkan, kemudian rekam dengan menggunakan menu
Command Centre ~ Banking ~ Spend Money.
Bebankan ke Biaya Gaji ….


TRANSAKSI DELAPAN BELAS
Perusahaan memiliki utang sebesar Rp48.000.000. Tempo utang tersebut 5 tahun, bunga 12% per tahun (flat). Hari ini, perusahaan harus menyetorkan uang untuk membayar angsuran utang bulanan dan bunga ke bank.

Perhitungan:
Angsuran pokok utang: Rp48 juta dibagi 60 bulan = Rp800.000 per bulan
Bunga dibayar: Rp48 juta dikali (12% kali 5 tahun) dibagi 60 bulan = Rp480.000 per bulan

Hint:
Gunakan menu Spend Money. Secara logika, angsuran pokok dan bunga sebaiknya dibebankan ke rekening apa? ….


TRANSAKSI SEMBILAN BELAS
Masih ingat, seharian ini, ada beberapa konsumen yang membayar dengan kartu kredit dan kartu debet. Sementara, kas yang diterima dari transaksi tersebut direkam dalam rekening dengan nama: Kas Belum Disetorkan. Pada saat perusahaan telah menerima kas dari Perusahaan Kartu Kredit atau Bank Terkait, maka saldo Kas Belum Disetorkan mesti dialokasikan ke rekening yang terkait.

Perusahaan telah menerima pelunasan dari Perusahaan Kartu Kredit MASTER atas transaksi kartu kredit yang terjadi hari ini.

Hint:
Menu: Command Centres ~ Banking ~ Prepare Bank Deposits
Deposits to Account: Bank Lippo Giro
Select Receipt by: Payment Method
Isikan MasterCard di listbox di sebelah kanan Payment Method.
Klik dibawah kolom Deposited.
Klik button Record

Jadi, apa gunanya menu Prepare Bank Deposits?


TRANSAKSI DUA PULUH
Pati, salah seorang karyawan perusahaan, mengajukan permohonan untuk meminjam uang ke perusahaan sebesar Rp300.000, karena ayahnya sakit.

Hint:
Perusahaan belum punya rekening untuk merekam transaksi pemberian pinjaman kepada karyawan. Perusahaan harus membuat rekening baru:
Kode 1-6000 Aktiva Lancar Lain (Detail)
Beirkutnya, rekam transaksi ini menggunakan menu Spend Money.


TRANSAKSI DUA PULUH SATU
Dalam pengendalian yang baik, seyogyanya, setiap akhir hari, perusahaan menyetorkan kas hasil penjualan dalam hari tersebut ke rekening bank. Coba lihat, berapa besarnya saldo kas di tangan, pada akhir hari ini, setelah semua transaksi tersebut di atas?
Kita akan menyisakan saldo kas di tangan satu juta … untuk uang kembalian penjualan besok pagi.

Hint:
Gunakan menu: Command Centre ~ Banking ~ Receive Money
Deposit to Account: Bank Lippo Giro
Uncheck: Tax Inclusive
Payor: Toko Kita (buat nama baru, kalau tidak ada)
Amount Received = sebesar saldo kas akhir hari dikurangi Rp1 juta.
Payment method: Cash
Memo: setoran hasil penjualan harian ke rekening Lippo Giro
Account name: Kas di Tangan

MYOB Basic: Setting Awal

New Company File Assistant
Company Information
Enter your 12 digit MYOB Product Serial Number: Kosongi saja
Company Name: CV Jaya Dwipa
Address: Jl Teuku Umar 107 Yogyakarta
Lalu, klik NEXT

Tell Us about Your Accounting Year
Current Financial Year: 2008
Last Month of Financial Year: December
Conversion Month: February
Klik NEXT

Please confirm your accounting information, klik NEXT
Create your company file: NEXT

Easy Setup Assistant
Dalam setup ini, yang penting untuk diedit adalah Account (Kode Rekening) dan Sales (Penjualan).

Menetapkan Kode Rekening
ACCOUNTS
Pilih Accounts untuk membuat kode rekening

Dalam MYOB, sekalipun kita memilih Chart of Account ‘Build Your Own,’ MYOB tetap menyediakan beberapa kode rekening (terutama rekening-rekening yang terkait dengan link account).

Berikut disajikan panduan untuk mengedit kode rekening dalam MYOB.

1-0000 Assets EDIT: Aktiva
1-1100 General Cheque Account EDIT Bank Lippo Giro
1-1200 Undeposited fund EDIT Kas di Tangan
1-2000 Trade Debtors EDIT Piutang Dagang

2-0000 Liabilities EDIT Kewajiban PPN Masukan
2-2000 Trade Creditors EDIT Utang Dagang
2-3000 VAT Liabilities EDIT Utang PPN
2-3100 VAT Collected EDIT PPN Masukan
2-3200 VAT Paid EDIT PPN Keluaran
2-3300 Sales Tax Payable EDIT Check Kotak Inactive
2-3400 Import Duty Payable EDIT Check Kotak Inactive

3-0000 Equity EDIT Modal
3-8000 Retained Earnings EDIT Laba Ditahan
3-9000 Current Earnings EDIT Laba Tahun Berjalan
3-9999 Historical Balance Account

4-0000 Income EDIT Penghasilan
4-2100 Freight Collected EDIT Biaya Angkut Penjualan
4-2200 Late Fees Collected EDIT Denda

5-0000 Cost of Sales EDIT Kos Penjualan
5-2100 Discount EDIT Potongan Penjualan

6-0000 Expenses EDIT Biaya
6-2100 Discounts Taken EDIT Potongan Pembelian
6-2200 Freight Paid EDIT Biaya Angkut Pembelian
6-2300 Late Feed Paid EDIT Denda


Setelah selesai mengedit, kita mesti menambahkan beberapa rekening lagi. Klik Tombol NEW. Berikut daftar rekening yang mesti ditambahkan.

Account Classification: Asset
1-3000 Persediaan (Detail)
1-4000 Supplies (Detail)
1-5000 Uang Muka (Detail)
1-7000 Aktiva Tetap (Header) Check When reporting generate subtotal
1-7100 Tanah (Detail)
1-7200 Gedung (Header) Check When reporting generate subtotal
1-7210 Kos Gedung (Detail)
1-7220 Akumulasi Depresiasi Gedung (Detail)
1-7300 Kendaraan (Header) Check When reporting generate subtotal
1-7310 Kos Kendaraan (Detail)
1-7320 Akumulasi Depresiasi Kendaraan (Detail)

Account Classification: Liabilities
2-4000 Utang Lancar Lainnya (Detail)
2-8000 Utang Jangka Panjang

Account Classification: Income
4-1000 Penjualan (Header) Check When reporting generate subtotal
4-1100 Penjualan Mebel (Detail)
4-1200 Jasa Reparasi Mebel (Detail)

Account Classification: Cost of Sales
5-1000 Harga Pokok Penjualan (Detail)

Account Classification: Expense
6-1000 Biaya Gaji (Detail)
6-3000 Biaya Utilitas (Detail)
6-4000 Biaya Bunga (Detail)
6-5000 Biaya Supplies (Detail)
6-6000 Biaya Depresiasi (Detail)

Easy Set Up Assistant: Sales
Layout
Kita perlu memilih layout yang paling sering bakalan kita pakai.
Service: jika perusahaan menjual jasa
Item: jika perusahaan menjual produk saja
Profesional: contohnya, untuk perusahaan konsultan
Dalam kasus ini, pilih saja Item.
Klik NEXT

Selling Details
Enter the income account you plan to use for most of your sales: Penjualan Mebel
Have you set a credit limit for your customer: Rp2000.000,00
Klik: NEXT

Tax Codes
Tax Code: VAT
Freight Tax Code: Non Taxable
Klik NEXT

Payment Information
How do you customer pay you? Payment Method: Cash
Payment is due: In a given # of days
Balance due days: 15
Klik: NEXT

Linked Account
Account for customer receipt: Kas di Tangan
Account for Undeposited Funds: Kas di Tangan
Klik: NEXT

Menyunting Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
List - Tax Code
Inputkan Rate untuk VAT sebesar 10%

Konsep Sistem Informasi Akuntansi

Alasan belajar Sistem Informasi Akuntansi

• Programmer SIA perusahaan
• Database Administrator di Perusahaan
• Auditor Sistem Informasi
  

INFORMASI merupakan satu hal yang sangat penting bagi organisasi modern.

Contoh:

• Informasi laba dan rugi perusahaan pada satu periode tertentu
• Informasi tingkat biaya per produk penting dalam menentukan harga jual produk
• Informasi besarnya piutang per konsumen, penting untuk menagih piutang
• Dlsb.

Definisi Accounting Information System

ACCOUNTING

• Pencatatan data ekonomi
• Maintainance data
• Penyajian informasi keuangan (berguna untuk mengetahui kinerja operasi bisnis dalam suatu periode)
  

INFORMASI

• Laporan laba rugi
• Laporan umur piutang
• Tagihan untuk konsumen

SISTEM

Sekelompok bagian yang saling berinteraksi yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

AIS: Sekelompok struktur dalam sebuah entitas yang mengelola sumber daya fisik dan sumber daya lain untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, agar dapat memenuhi kebutuhan informasi berbagai pihak.

TUJUAN AIS

1. Mendukung kegiatan operasi sehari-hari (Transaction Processing System)
User dari AIS, terkait dengan TPS:
INTERNAL: manajer dan employee
EKSTERNAL: konsumen (tagihan), pemasok (order pembelian dan cek), karyawan (cek gaji), bank (lap keu dan pembayaran utang)

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh pengambil keputusan internal
Misal: keputusan untuk membeli atau membuat sendiri

3. Memenuhi kewajiban terkait dengan pertanggungjawaban perusahaan
Misal: membayar pajak ke Negara, menyusun laporan keuangan (bagi perusahaan yang go public)

Fungsi2 dalam mentransformasi data menjadi informasi

• Pengumpulan data
• Maintenance data: mengklasifikasikan, mengcopy, mensortir, mengelompokkan, menggabungkan, melakukan penghitungan, meringkas, dan membandingkan.
• Mengelola data
• Mengendalikan data, dengan dua tujuan 1) mengamankan harta kekayaan organisasi, dan 2) memastikan bahwa data yang direkam adalah data yang akurat dan lengkap dan diproses secara benar.
• Proses menghasilkan informasi

Sub System AIS

• Siklus buku besar dan pelaporan keuangan
• Siklus penjualan
• Siklus pengeluaran
• Siklus konversi
• Siklus manajemen sumber daya manusia

Peran Sistem Informasi dalam Menciptakan Nilai

• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan keakuratan dan kekinian (up-to-date) catatan perusahaan
• Meningkatkan kualitas produk dan jasa
• Meningkatkan kualitas perencanaan (penyusunan anggaran) dan pengendalian
  

SOAL

1. Jelaskan tujuan SIA untuk sebuah persewaan VCD
2. Transaksi apa saja yang terjadi dalam sebuah persewaan VCD
3. Sebutkan pengguna output SIA dalam sebuah persewaan VCD
4. Sebutkan laporan yang bisa dihasilkan oleh sebuah SIA dalam persewaan VCD

Lingkungan Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

Lingkungan bisnis sebagai sebuah system.


Karakteristik Sistem dari sebuah Perusahaan

• Memiliki tujuan
• Ada lingkungan di sekitar perusahaan
• Ada kendala atau batasan (mis: keterbatasan pangsa pasar atau keterbatasan sumber daya yang dikuasai)
• Input-Proses-Output
• Feedback
• Pengendalian
• Setiap system memiliki subsistem

Struktur organisasi dalam Perusahaan
Struktur organisasi merupakan sarana bagi manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasi serangkaian aktivitas dan operasi dalam perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan distribusi wewenang dan tanggung jawab setiap manajer.

Ragam struktur organisasi

• Struktur hirarki
  
  
• Struktur matriks (kombinasi fungsional dan orientasi project)
• Struktur desentralisasi (wewenang didelegasikan ke manajer level menengah dan level rendah)
• Struktur jaringan

Kaitan struktur organisasi dan AIS

• Struktur organisasi menentukan vertical flow of information


• Struktur organisasi menentukan aliran data transaksi secara horisonal. AIS harus memastikan bahwa langkah pencatatan transaksi seirama dengan departemen organisasi yang menangani transaksi tersebut.
  

Sistem Operasi

Sistem operasi adalah sekumpulan proses fisik (aktivitas, operasi atau proses bisnis), untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa. Berikut dapat dilihat contoh sistem operasi dalam perusahaan manufaktur.

Contoh transaksi bisnis:

• Memesan barang dagangan
• Menerima barang dari pemasok
• Menyimpan barang
• Membayar utang

Siklus transaksi:

Sekelompok transaksi bisnis dalam sebuah perusahaan.

Contoh siklus transaksi dalam sebuah perusahaan konsultan

Problem

1. Jelaskan karakteristik sistem sebuah sekolah menengah.
2. Jelaskan sistem operasional sebuah sekolah menengah.
3. Jelaskan struktur organisasi sebuah sekolah menengah.
4. Jelaskan, bagaimana perbedaan lingkungan perusahaan dapat menyebabkan perbedaan dalam sistem informasi kedua perusahaan berikut ini. Toko emas versus reservasi pesawat terbang.
5. Identifikasi transaksi bisnis yang terjadi dalam sebuah bank.

Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer

Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer

Penginputan data ke dalam sistem informasi dapat melalui beragam cara:

• dengan merekam data ke dalam sebuah formulir
• dengan menginputkan data langsung ke dalam computer
• dengan sms
• dengan menginputkan data di internet
• dengan barcode scanner
• scanner yang lain

Dokumen Input

Dokumen input adalah formulir atau dokumen sumber, yang datanya akan diinputkan ke dalam sistem informasi. Contoh adalah dokumen penjualan.

Fungsi dokumen input:

• sarana untuk mengotorisasi suatu transaksi
• sarana untuk memicu tindakan yang diharapkan (missal, memicu konsumen untuk membayar)
• refleksi akuntabilitas
• menyediakan data untuk membuat laporan

Desain dokumen input yang baik:

• judul yang bermakna
• marjin
• ukuran font
• warna
• berat kertas
• nomor urut tercetak untuk dokumen yang sensitif

Tampilan layar komputer untuk entry data yang baik:

• warna yang nyaman di mata user
• memudahkan user dalam menginput data
• perhitungan otomatis
• kursor otomatis berpindah ke elemen data yang mesti diinput oleh user
• pesan kesalahan yang mudah dipahami
• menu help yang tersedia untuk membantu user

Proses

Pemrosesan Input:

• off line (biasanya data diinputkan secara batch). Pemrosesan secara batch relative lebih murah dibandingkan dengan pemrosesan secara online
• on line
  

Dokumentasi Proses

• System flowcharts
• Computer system flowcharts
• (lihat yang sistem object)

Alternatif pendekatan pemrosesan data:

• Periodic processing approach (sistem batch)
  · Sequential updating from batched input
  · Sequential updating after online data entry
  · Direct updating
• Immediate processing approach (real time processing)

Perbandingan antara periodic processing approach dan immediate processing approach.

Periodic processing approach
Keuntungan:
meningkatkan efisiensi pemrosesan data, khususnya pada saat perusahaan mesti memproses batch yang sangat besar
memungkinkan pengendalian menggunakan total batch untuk menjamin keakuratan dan kelengkapan data yang diproses.
pemanfaatan computer hardware dan software secara ekonomis

Kelemahan:
data dalam master file adakalanya out of date
jika ada kesalahan dalam transaksi maka koreksi atas kesalahan akan tertunda, dan pembetulan mesti menunggu sampai siklus proses berikutnya tiba

Immediate processing approach
Keuntungan:
mampu menyediakan informasi yang uptodate
transaksi dapat segera diedit pada saat transaksi direkam, koreksi atas kesalahan dapat langsung dilakukan tanpa delay

Kelemahan:
membutuhkan hardware dan software yang cukup canggih
sistem yang lebih kompleks
lebih sulit dan lebih kompleks dalam membangun jejak audit

Manajemen Data

Aktivitas utama sebuah sistem informasi adalah transformasi data. Untuk mencapai tujuan tersebut, data mesti direkam, disimpan, diupdate, dimodifikasi, dipanggil ulang –
atau dengan kata lain, dikelola. Data, tidak memiliki nilai (tidak bermanfaat) jika data tersebut tidak terorganisir dengan baik.

Model Data

• Orientasi File
• Orientasi Database (yang saat ini banyak diterapkan)

ORIENTASI FILE
Hirarki data dalam Model Data orientasi File: Elemen data – Record – File

Tipe file:

• Master file (berisi record mengenai suatu entitas, misal: produk, konsumen)
• Transaction File (memuat record mengenai suatu kejadian, seperti penjualan)
• History File (memuat record mengenai transaksi masa lalu, archive file)
• Reference File (table yang berisi data yang diperlukan dalam kalkulasi, seperti table harga produk).
  

ORIENTASI DATABASE

Hirarki data dalam Database: Elemen Data – records – Tabel – Database

Dokumentasi data dalam sistem database:

• Kamus data (data dictionary). Kamus data memuat informasi mengenai elemen data yang ada di dalam database. Kamus data menyimpan informasi mengenai nama elemen data (field), deskripsi data tersebut, ukuran field, type data, sumber data, dan lain sebagainya.
• Diagram Entity – Relationship. Diagram ini merupakan diagram model data secara konseptual yang menggambarkan entitas dan kaitan antar entitas secara grafis.

Perbandingan Pendekatan Orientasi File dan Orientasi Database

DATA REDUNDANCY
Data yang redundan dapat menyebabkan informasi yang tidak reliable dan mengurangi efisiensi. Peluang terjadinya redundansi data lebih tinggi dalam sistem File.

DATA CONSISTENCY AND STANDARDIZATION
Data yang konsisten akan menghasilkan informasi yang reliable dan meningkatkan efisiensi. Dalam Sistem File, setiap aplikasi memiliki file sendiri-sendiri. Oleh karena itu butuh usaha lebih untuk standardisasi data dan koordinasi data. Data dalam sistem database lebih konsisten dan lebih terstandardisasi.

DATA SHARING DAN INTEGRASI
Data sharing akan mengurangi kebutuhan media penyimpanan. Selain itu, data sharing akan memperkaya informasi yang dihasilkan. Dalam Sistem File, integrasi informasi dari beberapa file membutuhkan pemrosesan lebih lanjut. Derajat sharing lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File.

DATA ACCESSIBILITY
Semakin mudah akses terhadap data, semakin beragam pengguna yang dapat memanfaatkan informasi dari data tersebut. Dalam sistem Database, data yang tersentral memudahkan akses terhadap data. Derajat askesibilitas dalam sistem File lebih rendah.

DATA FLEXIBILITY
Fleksibilitas memudahkan modifikasi terhadap aplikasi. Fleksibilitas dalam sistem Database lebih tinggi, karena organisasi dan manajemen data independent dari aplikasi.

DATA SECURITY
Data sebagai sumber daya perlu diproteksi, untuk menjamin keamanan dan integritas data. Data dalam database relatif lebih rentan dibandingkan dalam sistem File. Peluang untuk kehilangan seluruh data lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File. Namun, sistem pengamanan dalam DBMS dan sistem backup cukup andal untuk membantu menjaga integritas database.

DATA CAPTURE DAN ENTRY
Sarana perekaman data yang efisien akan meningkatkan keakuratan data dan pengurangan biaya. Dalam sistem File, karena setiap aplikasi mengakses file mereka sendiri-sendiri, ada kalanya satu data yang sama perlu direkam lebih dari satu kali.

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram ~ Sarana Dokumentasi Data dan Pemrosesan Data
Logical DFD (Data Flow Diagram Logika)
Logical DFD menekankan pada data tertentu dan apa yang dilakukan terhadap data tersebut

Simbol dalam DFD:

• Simbol Entitas (segiempat)
• Simbol Proses (lingkaran)
• Simbol simpanan data (dua garis sejajar)
• Simbol aliran data (anak panah)

Konteks Diagram adalah level logical DFD yang paling puncak.
Diagram level zero adalah pecahan dari konteks diagram). Setiap proses dalam diagram level zero ini, akan diberi nomor 1, 2 dan seterusnya.
Level one diagram adalah pecahan dari proses 1, 2 (dst) yang tergambar dalam diagram level zero. Setiap subproses ini akan diberi nomor, 1.1 atau 1.2 dan seterusnya.

Untuk lebih jelas tentang DFD, silahkan baca buku yang mengulas tentang DFD ….. buku apapun, silahkan dibawa untuk diskusi besok Selasa.

SOAL SATU

Rancanglah layout record Master File Mahasiswa (cukup sebutkan nama field, ukuran field dan tipe data). Minimal 10 elemen data (atau field).

SOAL DUA

Tentukan, apakah elemen data (field) berikut ini, akan muncul dalam Master File atau Transaction File, ataukah kedua nya. Jangan lupa, sebutkan, nama File (nama Tabel) nya, di sebelah kanan elemen data tersebut. Lihat contoh, untuk soal 1 (field tanggal ada dalam file transaksi, nama filenya Tabel Penjualan).

1. Tanggal ~ Transaction File ~ Tabel Penjualan
2. Saldo rekening
3. Nomor rekening
4. Jumlah pembayaran
5. Nama konsumen
6. Lokasi penjualan
7. Nomor telepon
8. Deskripsi produk
9. Kode produk
10. Alamat konsumen
11. Nomor faktur penjualan
12. Limit kredit
13. Nama pemasok
14. Kuantitas di tangan
15. Jumlah penjualan per faktur
16. Kode pemasok
17. Kuantitas diterima

Peningkatan Sistem Informasi melalui Teknologi Informasi dan Jaringan

Peningkatan Sistem Informasi melalui Teknologi Informasi dan Jaringan

DAMPAK IT TERHADAP SIA
Pemrosesan transaksi yang lebih cepat
tingkat keakuratan yang lebih tinggi dalam penghitungan data
biaya pemrosesan transaksi yang lebih rendah
menghasilkan laporan yang lebih tepat waktu
Penyimpanan data yang lebih ringkas, tetapi mudah diakses pada saat dibutuhkan
Banyak alternative untuk menginputkan data dan menyajikan informasi
peningkatan produktivitas manajer dan karyawan, dalam melaksanakan tanggung jawab dan mengambil keputusan

KONSEP JARINGAN (NETWORK)
Jaringan penting karena:

• banyak perusahaan yang terpisah seara lokasi dan perlu mentransmisikan data secara cepat dan andal
• teknologi komunikasi data telah canggih dan semakin murah
  

TIPE ARSITEKTUR JARINGAN
Wide Area Network
Local Area Network
Client Server Network

WIDE AREA NETWORK
Centralized WAN
Semua aplikasi dipusatkan di satu area geografis.
Manfaat: sebuah prosesor yang cangguh dapat menangani sejumlah besar transaksi dan memproses berbagai aplikasi. Dengan fasilitas yang terpusat, maka pengendalian menjadi lebih baik.
Kelemahan: jaringan menjadi kurang fleksibel, jaringan menjadi lebih rentan terhadap bencana alam. Memerlukan software yang kompleks dan mahal untuk mengelola data di seluruh jaringan, untuk memberikan penugasan, dlsb. Tidak responsive terhadap kebutuhan pengguna di berbagai remote area.
Centralized WAN cocok diterapkan untuk: bank dengan banyak ATM dan cabang, motel, reservasi pesawat terbang.

Distributed WAN
Computer yang berfungsi penuh digabungkan menjadi satu jaringan.
Manfaat: responsive terhadap kebergaman kebutuhan pengguna sistem. Kegagalan satu computer tidak akan menganggu kinerja jaringan, mudah jika ingin mengganti atau menambah computer baru. Fasilitas jaringan dapat dimanfaatkan secara efisien.
Distributed WAN cocok diterapkan untuk: perusahaan dengan struktur organisasi desentralisasi, dengan diversifikasi operasi dan kelompok pengguna, dan fungsi-fungsi yang terkluster di banyak lokasi. Contoh, pabrikan yang memproduksi multi produk dan perusahaan yang melayani berbagai macam jasa.
Kelemahan: Sulit dalam pengendalian. Setiap lokasi perlu menetapkan level pengendalian sendiri-sendiri. Kesulitan dalam mengkoordinasi sistem komputasi yang independent dan adakalanya tidak kompatibel. Kompatibilitas antar hardware and operating system dapat menjadi kendala dalam transfer data.

LOCAL AREA NETWORK
Jenis: Peer to peer network (setiap workstation berfungsi sebagai klien dan server, tidak ada dedicated server) dan server network (dengan server yang menangani ratusan workstation, lebih sulit diimplementasikan, tetapi relative lebih aman bagi pengguna). Contoh: file server, database server, print server, communication server, dan transaction processing server.
Manfaat LAN: memudahkan pengguna dalam berbagi sumber daya teknologi informasi, memudahkan komunikasi antar karyawan dan manajer, cukup fleksibel (mudah menambah atau menyingkirkan computer baru ). Lebih murah dibandingkan sistem standalone. Dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Memudahkan akses terhadap layanan sistem. Memudahkan komunikasi antara manajder dan karyawan.

CLIENT/SERVER NETWORK
Model logika komputasi yang memproses aplikasi dalam sebuah jaringan local. Dalam model ini, pemrosesan dipisahkan antara workstation (klien) dan server. Pemrosesan aplikasi secara optimal dialokasikan ke sumberdaya jaringan yang dapat menangani proses dengan lebih efisien, apakah itu klien, server ataukah klien dan server.

TOPOLOGI JARINGAN
Star configuration, semua workstation dihubungkan dengan server jaringan terpusat.
Ring configuration, sebuah jaringan workstation yang tertutup.
Bus configuration. Dengan bus configuration, setiap workstation independent, sehingga kerusakan pada salah satu computer tidak akan mempengaruhi kinerja jaringan.
Hybrid

SISTEM DATA DAN PEMROSESAN SKALA ENTERPRISE
Online Transaction Processing.
Data Marts dan Data Warehouse.

Online Transaction Processing (OLTP)
Pada saat transaksi direkam (sebagai input), saat itu juga bagian database yang terkait diupdate secara realtime. OLTP Enterprise Resource Planning (ERP) mengotomatisasi aplikasi keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, distribusi, dan produksi. Sebelum modul ini diterapkan, perusahaan harus memodifikasi proses bisnis agar proses bisnis tersebut sesuai dengan aplikasi ERP. JAdi perusahaan dipaksa untuk melakukan rekayasa proses bisnis.

Data Marts dan Data Warehouse.
Data Marts adalah penyimpanan data pendukung keputusan dalam sebuah database untuk memenuhi kebutuhan satu bagian dari perusahaan. Data Warehouse adalah penyimpanan data pendukung keputusan dalam sebuah database yang terintegrasi untuk seluruh perusahaan secara keseluruhan. Datamarts atau data warehouse memuat file-file database yang terintegrasi yang diturunkan dari sistem ERP dan data non relasional yang diperoleh dari sumber lain (seperti penelitian pasar, laporan kredit, artikel Koran, dlsb). Data dalam data marts dan data warehouse disimpan per subyek.

Datamining adalah satu teknik untuk menemukan pola dan kaitan antar item data dalam database. Contoh: seorang pengguna dapat menggunakan aplikasi statistic untuk menganalisis variabel yang menentukan kenaikan atau penurunan laba di sebuah supermarket. Model yang ditemukan berguna untuk memprediksi laba toko di masa yang akan datang.

Data Marts dan Data Warehouse juga dapat diimport oleh pengguna untuk analisis. Pengguna dapat menggunakan data untuk menghasilkan berbagai jenis laporan dan analisis.

SISTEM ANTAR ORGANISASI
Internet Commerce dan Electronic Commerce
Point of Sales System
Electornic Fund Transfer System
Electronic Data Interchange System


Internet Commerce dan Electronic Commerce
Internet Commerce adalah pemakaian internet untuk melakukan pertukaran data elektronik antar partner dagang. Electronic Commerce memiliki konsep yang lebih luas. Pemakaian berbagai jenis jaringan, termasuk internet, untuk membantu perusahaan dalam melaksanakan tanggung jawabnya. E-commerce tersebut mencakup aktivitas seperti, membuat situs web untuk mengiklankan produk, untuk mengungkapkan profil perusahaan, untuk melakukan konferensi jarak jauh, untuk melacak order, untuk mempercepat pengiriman produk, untuk mengumumkan lowongan kerja yang ada. Manfaat E Commerce bagi perusahaan antara lain, meningkatkan profitabilitas dan produktivitas, memperluas pangsa pasar, merampingkan operasi perusahaan, serta mengotomatisasi layanan ke konsumen.

Point of Sales System
Sistem POS berguna untuk mempercepat layanan ke konsumen, mengurangi biaya, mengefisienkan pemrosesan pesanan, dan meningkatkan pengambilan keputusan. Terminal POS merupakan sistem pemrosesan transaksi secara realtime, merekam transaksi penjualan pada saat terjadinya transaksi, dengan menginputkan data ke dalam sisem ataupun dengan scanner. Semua terminal POS terkoneksi dengan prosesor sentral.

Electronic Fund Transfer System
Electronic Fund Transfer System menstransmisi dan memproses transaksi konsumen yang terkait dengan dana. Sistem ini berbeda dengan sistem perbankan tradisional, karena transfer dana diselesaikan secara elektronik, tidak lagi menggunakan cek kertas. Konsumen tidak hanya menyetorkan dana dan menarik dana secara elektronik tetapi juga mentransfer uang secara elektronik.

Electronic Data Interchange System
Electronic Data Interchange memfasilitasi peralihan informasi transaksi bisnis dari sebuah computer dalam sebuah perusahaan ke computer di perusahaan lain. Pihak yang terlibat dalam pertukaran informasi tersebut disebut partner. Contoh partner adalah distributor, pabrik dan pemasok.

Contoh EDI:
Paket aplikasi yang dapat mengkonversi dokumen, seperti order pembelian, faktur, surat pengiriman barang, dan surat muat menjadi bentuk web yang dapat ditransmisikan secara elektronik antar partner dagang.


PROBLEM
Teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh sebuah perusahaan antara lain:

• E-commerce
• Internet
• Data marts dan data warehouse
• Arsitektur client-server
  

Question

• Bagaimana sebuah perusahaan yang menyediakan lokasi untuk pemancingan, untuk berkemah, untuk berlayar, dan untuk berbagai aktivitas outdoor yang lain, memanfaatkan teknologi informasi yang telah disebutkan di atas?
• Bagaimana sebuah hotel dengan 100 tempat tidur memanfaatkan teknologi informasi yang telah disebutkan di atas?

Konsep Pengendalian Umum dan Aplikasi

Konsep Pengendalian Umum dan Aplikasi

PENGENDALIAN UMUM

Meliputi:

• Pengendalian organisasi.
• Pengendalian dokumentasi.
• Pengendalian akuntabilitas aktiva.
• Pengendalian praktik manajemen.
• Pengendalian operasi pusat informasi
• Pengendalian otorisasi
• Pengendalian akses
  

PENGENDALIAN ORGANISASI
Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

PENGENDALIAN DOKUMENTASI
Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

• Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
• Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.
• Dokumentasi program.
• Dokumentasi data
• Dokumentasi operasi
• Dokumentasi untuk pengguna.
  

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA
Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

• Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
• Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
• Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
• Penggunaan log dan register
• Review oleh pihak independent
  

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN
Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).


PENGENDALIAN APLIKASI
Meliputi:

• Pengendalian otorisasi,
• Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
• Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
• Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Paparan Risiko dan Struktur Pengendalian Internal

Paparan Risiko dan Struktur Pengendalian Internal

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL:

• Efektivitas dan efisiensi operasi
• Reliabilitas pelaporan keuangan
• Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang berlaku

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

• Struktur pengendalian internal menurut COSO
• Lingkungan Pengendalian Internal
• Penaksiran Risiko
• Aktivitas Pengendalian
• Informasi dan Komunikasi
• Monitoring

LINGKUNGAN PENGENDALIAN INTERNAL
Lingkungan pengendalian internal merefleksikan seluruh sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manager, pemilik, dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponen pengendalian internal yang lain.

Lingkungan pengendalian meliputi:
Filosofi manajemen dan gaya operasi. Manajer perlu menjadi contoh perilaku etis dengan mentaati kode etik perusahaan. Manajer perlu menyusun kode etik secara formal. Manajer mesti menekankan pentingnya pengendalian internal dan memperlakukan setiap personel dengan wajar dengan dengan penuh respek.

Integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan seluruh karyawan akan berdampak besar terhadap keseluruhan struktur pengendalian internal, menciptakan suasana yang secara signifikan mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan. Manajemen mesti secara proaktif memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar dengan standard etika perusahaan. Manajemen juga mesti membuat kebijakan yang mendukung karyawan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan bukan tujuan jangka pendek.

Komitmen terhadap kompetensi. Perusahaan mesti merekrut karyawan yang kompenen dan dapat dipercaya yang memiliki inisiatif dan kreativitas untuk bereaksi secara cepat terhadap kondisi bisnis yang dinamis. Perusahaan mesti memilih personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut.

Dewan direksi atau komite audit. Dewan direksi semestinya menunjuk komite audit untuk mengawasi praktik dan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan. Komite audit merupakan perantara antara dewan direksi dan auditor internal/eksternal.

Struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan rerangka hubungan formal antar personil perusahaan untuk mencapai tujuan organsisasi.

Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Perusahaan mesti memiliki deskripsi pekerjaan untuk setiap karyawan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mesti dilakukan dengan baik. Perubahan terhadap sistem informasi mesti dilakukan melalui persetujuan tertulis.

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Setiap karyawan baru mesti dikenalkan dengan pengendalian internal, kebijakan etika dan kode etik perusahaan. Perusahaan mesti perduli dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Perusahaan mesti memastikan terwujudnya lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perusahaan dapat menyelenggarakan sarana konseling untuk karyawan yang bermasalah. Perusahaan punya prosedur yang baik untuk karyawan yang berhenti bekerja.

PENAKSIRAN RISIKO
Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegah perusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi.

• Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.
• Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.
• Menyusun analisis risiko.
• Manajemen risiko yang relevan.
  

AKTIVITAS PENGENDALIAN
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat

Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:
1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual
2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif
3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu.

INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai

• Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
• Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
• semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
• semua data input akurat dan lengkap
• semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik
• semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal
• semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat

MONITORING
Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu ke waktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.
Aktivitas yang berkesinambungan
Evaluasi secara terpisah

PAPARAN RISIKO
Setiap perusahaan menghadapi paparan risiko. Paparan risiko dapat berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, seperti dari karyawan, konsumen, hacker, pelaku criminal dan bencana alam.

Tipe risiko

• kesalahan yang tidak disengaja
• kesalahan yang disengaja
• pencurian aktiva
• menjebol keamanan perusahaan
• tindak kekerasan dan bencana alam
  

Paparan terhadap risiko dipengaruhi oleh:

• Frekuensi kejadian. Contoh: penjualan.
• Kerentanan sebuah aktiva. Contoh kas sangat rentan.
• Besarnya nilai rupiah.

Masalah yang memperbesar paparan risiko yang dihadapi perusahaan:

• Kolusi
• Kurangnya penegakan disiplin
• Kejahatan komputer

Contoh kejahatan komputer:

• Pencurian hardware dan software
• penggunaan komputer tanpa otorisasi untuk kepentingan personal
• modifikasi atau penggunaan program untuk melakukan kejahatan

Komputer rentan terhadap tindak kejahatan karena:

• Komputer mengakibatkan pemusatan data dan pemrosesan data
• jejak audit dalam lingkungan SIA tidak sejelas dalam lingkungan manual
• Komputer powerful tetapi kompleks dan rentan

Dalam menerapkan pengendalian, perusahaan mesti mempertimbangkan manfaat dan biaya untuk menerapkan pengendalian tersebut.

Keamanan atas Sistem Pendukung Pemrosesan Informasi

Keamanan atas Sistem Pendukung Pemrosesan Informasi

PENGENDALIAN ATAS SUMBER DAYA PERUSAHAAN

• Proteksi dari akses oleh pihak yang tidak berwenang
• Proteksi dari bencana alam
• Proteksi dari breakdowns dan interupsi bisnis
• Pengawasan atas keamanan perusahaan (audit)

PROTEKSI DARI AKSES OLEH PIHAK YANG TIDAK BERWENANG

• Satpam
• Resepsionis
• Teralis
• Lampu penerangan
• Alarm pencuri
• Alarm kebakaran
• Alarm untuk mengawasi gerakan
• Pintu yang terkunci
• Monitor televisi
• Brankas
• Kas register yang terkunci
• Logs dan register
• Asuransi atas harta organisasi
• Batasan atas siapa yang boleh masuk ke area tertentu
• Terminal komputer yang terkunci
• Terminal komputer yang tidak dapat diakses
• Pintu yang hanya terbuka dengan kartu akses
• Kartu identitas karyawan
• Password
• Log in/log out tamu
• Foto para pengunjung/tamu
• Pemandu bagi tamu yang berkunjung ke area tertentu

PROTEKSI DARI BENCANA ALAM

• Sarana pemadam kebakaran
• Lemari tahan api
• Air conditioning (untuk mempertahankan suhu komputer)
• Pengendali kelembaban
• Ruang yang anti air
• Drainase yang baik
• Pendeteksi air bawah tanah
• Konstruksi bangunan tahan api
• Tenaga listrik cadangan (generator diesel)
• Asuransi
• Rencana keamanan dan kontijensi bencana
• Isolasi atas ruang computer

PROTEKSI DARI BREAKDOWNS DAN INTERUPSI BISNIS

• Sarana backup
• Asuransi

PROTEKSI ATAS DATA ORGANISASI
Data organisasi perlu diproteksi dalam hal:

• Deteksi dari pencurian atau akses data dari pihak yang tidak berwenang
• Deteksi atas usaha untuk mengakses atau merubah data
• Proteksi untuk mencegah kehilangan data dan perubahan data perusahaan
• Rekonstruksi atas data perusahaan yang rusak atau hilang

Deteksi dari pencurian atau akses data dari pihak yang tidak berwenang

• Pintu yang terkunci
• Terminal yang terkunci
• Akses yang terbatas
• Partisi atas penyimpanan data dan program
• Password
• Penghancur kertas
• Fungsi terminal yang terbatas
• Prosedur callback

Deteksi atas usaha untuk mengakses atau merubah data

• Log untuk mengakses data
• Log untuk mengendalikan data
• Aplikasi untuk mengendalikan akses
• Log atas perubahan program dan sistem

Proteksi untuk mencegah kehilangan data dan perubahan data perusahaan

• Log library
• Log transaksi
• Write protect atas media penyimpanan (CD, harddisk dll)
• Label eksternal
• Label internal
• Log batch control
• Lockout untuk menangani konkurensi

Rekonstruksi atas data perusahaan yang rusak atau hilang

• Log aktivitas
• Prosedur backup
• Prosedur rekonstruksi (restore)

KEAMANAN DAN PENGENDALIAN ATAS JARINGAN DAN WEB

Paparan risiko atas jaringan dan web:

• Kegagalan mentransmisi data
• Akses data oleh pihak yang tidak berwenang (tapping)
• Kesalahan dalam input data

Keamanan dan pengendalian yang dapat diaplikasikan:

• Penunjukkan admin untuk menangani masalah sekuritas
• Enkripsi pesan
• Penggunaan perangkat keras yang andal
• Backup yang terjadwal
• Pengendalian transmisi
• Penempatan server di lokasi yang aman
• Password
• Mekanisme validasi input
• Pembatasan akses

SISTEM PENJUALAN

SISTEM PENJUALAN

TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan sistem penjualan adalah:

• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang
• Untuk menjaga keamanan produk
• Untuk menjaga kas perusahaan
  

INPUT SISTEM PENJUALAN

• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip. Slip setoran di bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
  

OUTPUT SISTEM PENJUALAN

• Order konsumen yang belum terpenuhi
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
• Jurnal penerimaan kas
• Daftar memo kredit
• Daftar umur piutang
  

PENGENDALIAN INTERNAL

Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan

• Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
• Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
• Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.
• Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
• Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
• Pencurian produk jadi perusahaan
• Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
• Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.
• Lapping.
• Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
• Virus.
• Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)
• Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian
• Kegagalan server.
  

Pengendalian Umum:

• Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
• Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
• Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
• Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
• Pengendalian otorisasi.
• Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.
  

Pengendalian Aplikasi

• Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.
• Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan
• Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.
  

Contoh validasi data:

• Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
• Self checking digit
• Field check (type data)
• Limit check
• Range check
• Sign check
• Completeness check
• Echo check