Visit comments-portal.blogspot.com for more comments.

Selamat Hari Raya Idul Fitri

Aris Ekyanto HS

MYOB Basic: Contoh Transaksi

TRANSAKSI SATU
Tgl: hari ini
Toko Mebel Murah Sentosa meminta quotation kepada kita, mengenai harga jual untuk 2 unit lemari pakaian dua pintu dan 2 unit meja makan.
Question: apa itu quotation?

Hint:
Menu: Command Centre ~ Sales ~ Enter Quotes
Selesai mengisi quotation, coba lihat ke list jurnal transaksi (Menu: Command Centre ~ Account ~ Account List)

TRANSAKSI DUA
Tgl: hari ini
Seorang konsumen, Jarot Rana, membeli satu buah meja komputer secara tunai. Jarot meminta barang dikirimkan ke kostnya, di Jl Kenanga 224 Yogyakarta. Jarot tidak dibebani ongkos kirim, karena kostnya dekat dengan gudang.

Hint:
Menu: Command Centre ~ Sales ~ Enter Invoice
Jarot belum tercatat sebagai konsumen, oleh karena itu, pada saat mengklik konsumen, kita perlu tambahkan nama konsumen baru dulu, klik NEW dan isikan data Jarot (kode konsumen INDV000001).
Setelah itu, baru lengkapi invoice. Pastikan
Memilih Payment Method: Cash
Paid Today diisi sebesar Balance Due

Eksplorasi: Coba klik button Detail, untuk apa button detail?
Setelah selesai klik button Record

Eksplorasi lagi: Setelah input transaksi penjualan ke Rana, coba cek ke jurnal penjualan … apa yang tertulis dalam jurnal itu adalah catatan akuntansi yang bernama JURNAL. (menu: Command Centres ~ Accounts ~ Transaction Journal, pilih tab Sales).
Lalu, coba cek ke account list … (menu: )
Lihat saldo rekening penjualan mebel, PPN Keluaran dan rekening kas di tangan (naik atau turun?).

TRANSAKSI TIGA
Tgl: hari ini
Seorang konsumen, Ratna Sutopo, membeli satu buah lemari pakaian dua pintu secara tunai. Ratna meminta barang dikirimkan ke kostnya, di Griya Putri Jakal Km 7 No. 156 E Yogyakarta. Ratna dibebani ongkos kirim sebesar Rp50.000.

Hint:
Serupa dengan perekaman penjualan kepada Jarot Rana.
Yang berbeda, pastikan anda menginputkan biaya angkut (Freight).

TRANSAKSI EMPAT
Tgl: hari ini
Toko Mebel Harapan Jaya menginformasikan melalui fax bahwa dia telah melunasi utangnya sebesar Rp12.000.000. Kas langsung ditransfer ke rekening Bank Lippo Giro milik kita. Biaya transfer ditanggung oleh Harapan Jaya.

Hint:
Menu: Command Centres ~ Sales ~ Receive Payment
Pastikan deposit to account diisi dengan: Bank Lippo Giro
Untuk payment method, karena belum ada metode transfer bank …. Saudara mesti menambahkan metode baru, dengan nama Transfer Bank (klik button NEW, lalu payment method diisi Transfer Bank dan method type pilih Other).

Insert: Eksplorasi: Coba klik button Detail di sebelah kanan listbox Payment Method. Apa yang perlu diketikkan di detail .. jika perusahaan menerima pembayaran melalui transfer bank.

Pastikan juga, anda telah menginputkan Rp12 juta di Amount Received dan Amount Applied.
Kemudian klik button Record ….. Transaksi ini selesai direkam.

Catatan
Anda lihat …. Ada banyak field yang mesti diisi dengan tepat … jadi jika penginput data tidak cukup cermat dan melakukan kesalahan di salah satu field di atas … bisa anda bayangkan … apa yang akan terjadi ….. ???? GIGO!


TRANSAKSI LIMA
Tgl: hari ini
Toko Mebel Murah Sentosa mengatakan bahwa dia setuju dengan quotation yang telah dikirimkan tadi pagi. Dia memutuskan untuk membeli dua unit lemari pakaian dua pintu dan dua unit meja makan secara kredit. Biaya angkut Rp200.000.

Hint:
Menu: Command Centres ~ Sales ~ Enter Invoice
Anda lihat … pada saat anda memilih konsumen Murah Sentosa … langsung ada jendela yang pop up yang menyajikan daftar quotation Toko Mebel Murah Sentosa …. Saudara tinggal pilih quotation tersebut ….
Pastikan saudara mengklik button “Change to Invoice” yang terletak di sudut kiri bawah …. Dan in second, warna pink (quotation) berubah menjadi warna biru (invoice).
Jangan lupa merekam biaya angkut.
Field Payment Method: pilih Other ….
Field Paid Today: kosongkan saja (jangan diisi … karena kredit)


TRANSAKSI ENAM
Tgl: hari ini
Hotel Makmur telpon dan meminta difaxkan quotation harga untuk perbaikan delapan buah spring bed dan dua buah lemari kantor.

Hint:
Serupa dengan transaksi satu

TRANSAKSI TUJUH
Tgl: hari ini
Hari ini, Dream Land mengirimkan enam spring bed @ Rp400.000. Perusahaan membayar lunas spring bed tersebut.

Hint:
Menu: Command Centre ~ Banking ~ Spend Money
Account berisi Kas di Tangan
Uncheck kotak Tax Inclusive
Amount: isikan Rp2.640.000 (hasil hitungan 6 x Rp400.000 ditambah 10% PPN Masukan)
Memo: pembelian spring bed dari dreamland
Account name: Persediaan Amount Rp2.400.000
Acount name: PPN Masukan Amount Rp240.000
Lalu klik button: Record


TRANSAKSI DELAPAN
Tgl: hari ini
Hari ini, kita akan mengangsur utang kepada Olimpic sebesar Rp10.000.000. Pembayaran dilakukan dengan mengeluarkan cek.

Pertanyaan kritis: Apa yang dimaksud dengan cek? Apakah buku tabungan dapat mengeluarkan cek?

Hint:
Menu: Command Centre ~ Banking ~ Spend Money
Account berisi Bank Lippo Giro
Uncheck kotak Tax Inclusive
Amount: isikan Rp10.000.000
Memo: pelunasan utang kepada Olimpic
Account name: Utang Dagang
Lalu klik button: Record


TRANSAKSI SEMBILAN
Tgl: hari ini
Uti Mutiara membeli satu set meja makan dan satu set meja kursi teras. Uti Mutiara membayar dengan kartu kredit MasterCard nomor 7777 8888 5555 4444, atas nama dia sendiri. Uti Mutiara meminta agar perabot dikirimkan ke rumahnya, Jl Cupu Watu 113 Klaten. Uti Mutiara dibebani biaya angkut sebesar Rp100.000.

Hint:
Serupa dengan pencatatan penjualan tunai (jangan lupa lho, isi paid today sebesar nilai transaksi). Yang berbeda adalah: Payment Method (pilih MasterCard) dan klik button Details (di kanan Payment Method). Pastikan anda mengklik radio button Group with Undeposited Fund.

Catatan: dalam kasus pembayaran dengan kartu kredit dan kartu debet …. Konsumen akan dianggap lunas … sekalipun perusahaan belum terima kas saat itu … (hanya menyimpan copy slip pembayaran dengan kartu tersebut). Karena, perusahaan akan segera menerima kas ….


TRANSAKSI SEPULUH
Tgl: hari ini
Jiji Sujiwo membeli satu buah kasur springbed dan satu buah lemari pakaian dua pintu.
Jiji Sujiwo membayar dengan kartu debet BCA, nomor 2345 6677 3333 4444, atas nama dia sendiri. Perabot akan dikirimkan ke rumahnya, Jl Bantul Km 13 DIY. Jiji dikenai biaya angkut Rp50.000.

Hint:
Serupa dengan perekaman kasus penjualan ke Uti Mutiara. Hanya saja, kita perlu menambah payment method: Debet BCA


TRANSAKSI SEBELAS
Tgl: hari ini
Kreasi Aluminium datang untuk menagih utang. Kita mengeluarkan cek untuk melunasi seluruh utang ke Kreasi Aluminium.

Hint:
Serupa dengan perekaman transaksi pelunasan utang ke toko Olimpic.


TRANSAKSI DUA BELAS
Tgl: hari ini
Hotel Makmur telpon kembali dan sepakat dengan harga perbaikan springbed dan lemari. Perusahaan mengirim teknisi untuk reparasi ke Hotel Makmur. Dieprkirakan reparasi selesai dalam waktu empat hari. Hotel Makmur membayar uang muka sebesar Rp1.000.000. Sisanya akan dilunasi empat hari kemudian pada saat reparasi telah selesai.

Hint:
Serupa dengan penjualan tunai, tetapi field: paid today hanya diisi Rp1.000.000 saja. (Tidak seluruh nilai invoice dibayar lunas pada hari ini).


TRANSAKSI TIGA BELAS
Tgl: hari ini
Perusahaan membayar listrik sebesar Rp200.000.

Hint:
Serupa dengan perekaman transaksi pelunasan utang ke toko Olimpic.
Account: pilih Kas di Tangan
Uncheck kotak Tax Inclusive
Account name: pilih Biaya Utilitas


TRANSAKSI EMPAT BELAS
Tgl: hari ini
Perusahaan membayar air sebesar Rp100.000.

Hint:
Serupa dengan perekaman transaksi pembayaran listrik. Air juga termasuk biaya utilitas.
Account: pilih Kas di Tangan
Uncheck kotak Tax Inclusive
Account name: pilih Biaya Utilitas


TRANSAKSI LIMA BELAS
Tgl: hari ini
Seorang konsumen membeli satu buah springbed. Dia membayar tunai dan dia membawa kendaraan sendiri, sehingga dia tidak membutuhkan jasa pengiriman.

Hint:
Serupa dengan perekaman kasus penjualan tunai. Tambahkan saja, konsumen baru, dengan nama Konsumen Tunai (tanpa nama).


TRANSAKSI ENAM BELAS
Tgl: hari ini
Frontline datang dan menawarkan meja komputer keren dengan harga Rp275.000 per unit (termasuk pajak). Perusahaan memutuskan untuk membeli empat unit meja computer keren (Kode: P2005, nama item: Meja Komputer Keren) secara kredit.

Hint:
Menu: Command Centre ~ Account ~ Record Journal Entry
Memo: Pembelian kredit P-2005 empat unit dari Frontline
PAstikan anda uncheck Tax Inclusive
PAstikan anda uncheck radio button Purchase (Acquisition)
Account: Persediaan Debit Rp1.000.000
Account: PPN MAsukan Debit Rp100.000
Account: Utang Dagang Credit Rp1.100.000

Setelah selesai merekam transaksi pembelian, maka kita perlu merekam item persediaan baru tersebut (Meja Komputer Keren).


TRANSAKSI TUJUH BELAS
Karyawan dibayar gaji mingguan. Berikut rincian gaji yang harus dibayar hari ini.

Lolita (Kasir) Rp180.000
Teo (Bag Reparasi Mebel) Rp200.000
Pati (Driver) Rp120.000
Tomi (Bag Reparasi Mebel) Rp180.000
Ratih (Bag administrasi) Rp200.000

Hint:
Hitung total gaji yang dibayarkan, kemudian rekam dengan menggunakan menu
Command Centre ~ Banking ~ Spend Money.
Bebankan ke Biaya Gaji ….


TRANSAKSI DELAPAN BELAS
Perusahaan memiliki utang sebesar Rp48.000.000. Tempo utang tersebut 5 tahun, bunga 12% per tahun (flat). Hari ini, perusahaan harus menyetorkan uang untuk membayar angsuran utang bulanan dan bunga ke bank.

Perhitungan:
Angsuran pokok utang: Rp48 juta dibagi 60 bulan = Rp800.000 per bulan
Bunga dibayar: Rp48 juta dikali (12% kali 5 tahun) dibagi 60 bulan = Rp480.000 per bulan

Hint:
Gunakan menu Spend Money. Secara logika, angsuran pokok dan bunga sebaiknya dibebankan ke rekening apa? ….


TRANSAKSI SEMBILAN BELAS
Masih ingat, seharian ini, ada beberapa konsumen yang membayar dengan kartu kredit dan kartu debet. Sementara, kas yang diterima dari transaksi tersebut direkam dalam rekening dengan nama: Kas Belum Disetorkan. Pada saat perusahaan telah menerima kas dari Perusahaan Kartu Kredit atau Bank Terkait, maka saldo Kas Belum Disetorkan mesti dialokasikan ke rekening yang terkait.

Perusahaan telah menerima pelunasan dari Perusahaan Kartu Kredit MASTER atas transaksi kartu kredit yang terjadi hari ini.

Hint:
Menu: Command Centres ~ Banking ~ Prepare Bank Deposits
Deposits to Account: Bank Lippo Giro
Select Receipt by: Payment Method
Isikan MasterCard di listbox di sebelah kanan Payment Method.
Klik dibawah kolom Deposited.
Klik button Record

Jadi, apa gunanya menu Prepare Bank Deposits?


TRANSAKSI DUA PULUH
Pati, salah seorang karyawan perusahaan, mengajukan permohonan untuk meminjam uang ke perusahaan sebesar Rp300.000, karena ayahnya sakit.

Hint:
Perusahaan belum punya rekening untuk merekam transaksi pemberian pinjaman kepada karyawan. Perusahaan harus membuat rekening baru:
Kode 1-6000 Aktiva Lancar Lain (Detail)
Beirkutnya, rekam transaksi ini menggunakan menu Spend Money.


TRANSAKSI DUA PULUH SATU
Dalam pengendalian yang baik, seyogyanya, setiap akhir hari, perusahaan menyetorkan kas hasil penjualan dalam hari tersebut ke rekening bank. Coba lihat, berapa besarnya saldo kas di tangan, pada akhir hari ini, setelah semua transaksi tersebut di atas?
Kita akan menyisakan saldo kas di tangan satu juta … untuk uang kembalian penjualan besok pagi.

Hint:
Gunakan menu: Command Centre ~ Banking ~ Receive Money
Deposit to Account: Bank Lippo Giro
Uncheck: Tax Inclusive
Payor: Toko Kita (buat nama baru, kalau tidak ada)
Amount Received = sebesar saldo kas akhir hari dikurangi Rp1 juta.
Payment method: Cash
Memo: setoran hasil penjualan harian ke rekening Lippo Giro
Account name: Kas di Tangan

MYOB Basic: Setting Awal

New Company File Assistant
Company Information
Enter your 12 digit MYOB Product Serial Number: Kosongi saja
Company Name: CV Jaya Dwipa
Address: Jl Teuku Umar 107 Yogyakarta
Lalu, klik NEXT

Tell Us about Your Accounting Year
Current Financial Year: 2008
Last Month of Financial Year: December
Conversion Month: February
Klik NEXT

Please confirm your accounting information, klik NEXT
Create your company file: NEXT

Easy Setup Assistant
Dalam setup ini, yang penting untuk diedit adalah Account (Kode Rekening) dan Sales (Penjualan).

Menetapkan Kode Rekening
ACCOUNTS
Pilih Accounts untuk membuat kode rekening

Dalam MYOB, sekalipun kita memilih Chart of Account ‘Build Your Own,’ MYOB tetap menyediakan beberapa kode rekening (terutama rekening-rekening yang terkait dengan link account).

Berikut disajikan panduan untuk mengedit kode rekening dalam MYOB.

1-0000 Assets EDIT: Aktiva
1-1100 General Cheque Account EDIT Bank Lippo Giro
1-1200 Undeposited fund EDIT Kas di Tangan
1-2000 Trade Debtors EDIT Piutang Dagang

2-0000 Liabilities EDIT Kewajiban PPN Masukan
2-2000 Trade Creditors EDIT Utang Dagang
2-3000 VAT Liabilities EDIT Utang PPN
2-3100 VAT Collected EDIT PPN Masukan
2-3200 VAT Paid EDIT PPN Keluaran
2-3300 Sales Tax Payable EDIT Check Kotak Inactive
2-3400 Import Duty Payable EDIT Check Kotak Inactive

3-0000 Equity EDIT Modal
3-8000 Retained Earnings EDIT Laba Ditahan
3-9000 Current Earnings EDIT Laba Tahun Berjalan
3-9999 Historical Balance Account

4-0000 Income EDIT Penghasilan
4-2100 Freight Collected EDIT Biaya Angkut Penjualan
4-2200 Late Fees Collected EDIT Denda

5-0000 Cost of Sales EDIT Kos Penjualan
5-2100 Discount EDIT Potongan Penjualan

6-0000 Expenses EDIT Biaya
6-2100 Discounts Taken EDIT Potongan Pembelian
6-2200 Freight Paid EDIT Biaya Angkut Pembelian
6-2300 Late Feed Paid EDIT Denda


Setelah selesai mengedit, kita mesti menambahkan beberapa rekening lagi. Klik Tombol NEW. Berikut daftar rekening yang mesti ditambahkan.

Account Classification: Asset
1-3000 Persediaan (Detail)
1-4000 Supplies (Detail)
1-5000 Uang Muka (Detail)
1-7000 Aktiva Tetap (Header) Check When reporting generate subtotal
1-7100 Tanah (Detail)
1-7200 Gedung (Header) Check When reporting generate subtotal
1-7210 Kos Gedung (Detail)
1-7220 Akumulasi Depresiasi Gedung (Detail)
1-7300 Kendaraan (Header) Check When reporting generate subtotal
1-7310 Kos Kendaraan (Detail)
1-7320 Akumulasi Depresiasi Kendaraan (Detail)

Account Classification: Liabilities
2-4000 Utang Lancar Lainnya (Detail)
2-8000 Utang Jangka Panjang

Account Classification: Income
4-1000 Penjualan (Header) Check When reporting generate subtotal
4-1100 Penjualan Mebel (Detail)
4-1200 Jasa Reparasi Mebel (Detail)

Account Classification: Cost of Sales
5-1000 Harga Pokok Penjualan (Detail)

Account Classification: Expense
6-1000 Biaya Gaji (Detail)
6-3000 Biaya Utilitas (Detail)
6-4000 Biaya Bunga (Detail)
6-5000 Biaya Supplies (Detail)
6-6000 Biaya Depresiasi (Detail)

Easy Set Up Assistant: Sales
Layout
Kita perlu memilih layout yang paling sering bakalan kita pakai.
Service: jika perusahaan menjual jasa
Item: jika perusahaan menjual produk saja
Profesional: contohnya, untuk perusahaan konsultan
Dalam kasus ini, pilih saja Item.
Klik NEXT

Selling Details
Enter the income account you plan to use for most of your sales: Penjualan Mebel
Have you set a credit limit for your customer: Rp2000.000,00
Klik: NEXT

Tax Codes
Tax Code: VAT
Freight Tax Code: Non Taxable
Klik NEXT

Payment Information
How do you customer pay you? Payment Method: Cash
Payment is due: In a given # of days
Balance due days: 15
Klik: NEXT

Linked Account
Account for customer receipt: Kas di Tangan
Account for Undeposited Funds: Kas di Tangan
Klik: NEXT

Menyunting Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
List - Tax Code
Inputkan Rate untuk VAT sebesar 10%

Konsep Sistem Informasi Akuntansi

Alasan belajar Sistem Informasi Akuntansi

• Programmer SIA perusahaan
• Database Administrator di Perusahaan
• Auditor Sistem Informasi
  

INFORMASI merupakan satu hal yang sangat penting bagi organisasi modern.

Contoh:

• Informasi laba dan rugi perusahaan pada satu periode tertentu
• Informasi tingkat biaya per produk penting dalam menentukan harga jual produk
• Informasi besarnya piutang per konsumen, penting untuk menagih piutang
• Dlsb.

Definisi Accounting Information System

ACCOUNTING

• Pencatatan data ekonomi
• Maintainance data
• Penyajian informasi keuangan (berguna untuk mengetahui kinerja operasi bisnis dalam suatu periode)
  

INFORMASI

• Laporan laba rugi
• Laporan umur piutang
• Tagihan untuk konsumen

SISTEM

Sekelompok bagian yang saling berinteraksi yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

AIS: Sekelompok struktur dalam sebuah entitas yang mengelola sumber daya fisik dan sumber daya lain untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, agar dapat memenuhi kebutuhan informasi berbagai pihak.

TUJUAN AIS

1. Mendukung kegiatan operasi sehari-hari (Transaction Processing System)
User dari AIS, terkait dengan TPS:
INTERNAL: manajer dan employee
EKSTERNAL: konsumen (tagihan), pemasok (order pembelian dan cek), karyawan (cek gaji), bank (lap keu dan pembayaran utang)

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh pengambil keputusan internal
Misal: keputusan untuk membeli atau membuat sendiri

3. Memenuhi kewajiban terkait dengan pertanggungjawaban perusahaan
Misal: membayar pajak ke Negara, menyusun laporan keuangan (bagi perusahaan yang go public)

Fungsi2 dalam mentransformasi data menjadi informasi

• Pengumpulan data
• Maintenance data: mengklasifikasikan, mengcopy, mensortir, mengelompokkan, menggabungkan, melakukan penghitungan, meringkas, dan membandingkan.
• Mengelola data
• Mengendalikan data, dengan dua tujuan 1) mengamankan harta kekayaan organisasi, dan 2) memastikan bahwa data yang direkam adalah data yang akurat dan lengkap dan diproses secara benar.
• Proses menghasilkan informasi

Sub System AIS

• Siklus buku besar dan pelaporan keuangan
• Siklus penjualan
• Siklus pengeluaran
• Siklus konversi
• Siklus manajemen sumber daya manusia

Peran Sistem Informasi dalam Menciptakan Nilai

• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan keakuratan dan kekinian (up-to-date) catatan perusahaan
• Meningkatkan kualitas produk dan jasa
• Meningkatkan kualitas perencanaan (penyusunan anggaran) dan pengendalian
  

SOAL

1. Jelaskan tujuan SIA untuk sebuah persewaan VCD
2. Transaksi apa saja yang terjadi dalam sebuah persewaan VCD
3. Sebutkan pengguna output SIA dalam sebuah persewaan VCD
4. Sebutkan laporan yang bisa dihasilkan oleh sebuah SIA dalam persewaan VCD

Lingkungan Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

Lingkungan bisnis sebagai sebuah system.


Karakteristik Sistem dari sebuah Perusahaan

• Memiliki tujuan
• Ada lingkungan di sekitar perusahaan
• Ada kendala atau batasan (mis: keterbatasan pangsa pasar atau keterbatasan sumber daya yang dikuasai)
• Input-Proses-Output
• Feedback
• Pengendalian
• Setiap system memiliki subsistem

Struktur organisasi dalam Perusahaan
Struktur organisasi merupakan sarana bagi manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasi serangkaian aktivitas dan operasi dalam perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan distribusi wewenang dan tanggung jawab setiap manajer.

Ragam struktur organisasi

• Struktur hirarki
  
  
• Struktur matriks (kombinasi fungsional dan orientasi project)
• Struktur desentralisasi (wewenang didelegasikan ke manajer level menengah dan level rendah)
• Struktur jaringan

Kaitan struktur organisasi dan AIS

• Struktur organisasi menentukan vertical flow of information


• Struktur organisasi menentukan aliran data transaksi secara horisonal. AIS harus memastikan bahwa langkah pencatatan transaksi seirama dengan departemen organisasi yang menangani transaksi tersebut.
  

Sistem Operasi

Sistem operasi adalah sekumpulan proses fisik (aktivitas, operasi atau proses bisnis), untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa. Berikut dapat dilihat contoh sistem operasi dalam perusahaan manufaktur.

Contoh transaksi bisnis:

• Memesan barang dagangan
• Menerima barang dari pemasok
• Menyimpan barang
• Membayar utang

Siklus transaksi:

Sekelompok transaksi bisnis dalam sebuah perusahaan.

Contoh siklus transaksi dalam sebuah perusahaan konsultan

Problem

1. Jelaskan karakteristik sistem sebuah sekolah menengah.
2. Jelaskan sistem operasional sebuah sekolah menengah.
3. Jelaskan struktur organisasi sebuah sekolah menengah.
4. Jelaskan, bagaimana perbedaan lingkungan perusahaan dapat menyebabkan perbedaan dalam sistem informasi kedua perusahaan berikut ini. Toko emas versus reservasi pesawat terbang.
5. Identifikasi transaksi bisnis yang terjadi dalam sebuah bank.

Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer

Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer

Penginputan data ke dalam sistem informasi dapat melalui beragam cara:

• dengan merekam data ke dalam sebuah formulir
• dengan menginputkan data langsung ke dalam computer
• dengan sms
• dengan menginputkan data di internet
• dengan barcode scanner
• scanner yang lain

Dokumen Input

Dokumen input adalah formulir atau dokumen sumber, yang datanya akan diinputkan ke dalam sistem informasi. Contoh adalah dokumen penjualan.

Fungsi dokumen input:

• sarana untuk mengotorisasi suatu transaksi
• sarana untuk memicu tindakan yang diharapkan (missal, memicu konsumen untuk membayar)
• refleksi akuntabilitas
• menyediakan data untuk membuat laporan

Desain dokumen input yang baik:

• judul yang bermakna
• marjin
• ukuran font
• warna
• berat kertas
• nomor urut tercetak untuk dokumen yang sensitif

Tampilan layar komputer untuk entry data yang baik:

• warna yang nyaman di mata user
• memudahkan user dalam menginput data
• perhitungan otomatis
• kursor otomatis berpindah ke elemen data yang mesti diinput oleh user
• pesan kesalahan yang mudah dipahami
• menu help yang tersedia untuk membantu user

Proses

Pemrosesan Input:

• off line (biasanya data diinputkan secara batch). Pemrosesan secara batch relative lebih murah dibandingkan dengan pemrosesan secara online
• on line
  

Dokumentasi Proses

• System flowcharts
• Computer system flowcharts
• (lihat yang sistem object)

Alternatif pendekatan pemrosesan data:

• Periodic processing approach (sistem batch)
  · Sequential updating from batched input
  · Sequential updating after online data entry
  · Direct updating
• Immediate processing approach (real time processing)

Perbandingan antara periodic processing approach dan immediate processing approach.

Periodic processing approach
Keuntungan:
meningkatkan efisiensi pemrosesan data, khususnya pada saat perusahaan mesti memproses batch yang sangat besar
memungkinkan pengendalian menggunakan total batch untuk menjamin keakuratan dan kelengkapan data yang diproses.
pemanfaatan computer hardware dan software secara ekonomis

Kelemahan:
data dalam master file adakalanya out of date
jika ada kesalahan dalam transaksi maka koreksi atas kesalahan akan tertunda, dan pembetulan mesti menunggu sampai siklus proses berikutnya tiba

Immediate processing approach
Keuntungan:
mampu menyediakan informasi yang uptodate
transaksi dapat segera diedit pada saat transaksi direkam, koreksi atas kesalahan dapat langsung dilakukan tanpa delay

Kelemahan:
membutuhkan hardware dan software yang cukup canggih
sistem yang lebih kompleks
lebih sulit dan lebih kompleks dalam membangun jejak audit

Manajemen Data

Aktivitas utama sebuah sistem informasi adalah transformasi data. Untuk mencapai tujuan tersebut, data mesti direkam, disimpan, diupdate, dimodifikasi, dipanggil ulang –
atau dengan kata lain, dikelola. Data, tidak memiliki nilai (tidak bermanfaat) jika data tersebut tidak terorganisir dengan baik.

Model Data

• Orientasi File
• Orientasi Database (yang saat ini banyak diterapkan)

ORIENTASI FILE
Hirarki data dalam Model Data orientasi File: Elemen data – Record – File

Tipe file:

• Master file (berisi record mengenai suatu entitas, misal: produk, konsumen)
• Transaction File (memuat record mengenai suatu kejadian, seperti penjualan)
• History File (memuat record mengenai transaksi masa lalu, archive file)
• Reference File (table yang berisi data yang diperlukan dalam kalkulasi, seperti table harga produk).
  

ORIENTASI DATABASE

Hirarki data dalam Database: Elemen Data – records – Tabel – Database

Dokumentasi data dalam sistem database:

• Kamus data (data dictionary). Kamus data memuat informasi mengenai elemen data yang ada di dalam database. Kamus data menyimpan informasi mengenai nama elemen data (field), deskripsi data tersebut, ukuran field, type data, sumber data, dan lain sebagainya.
• Diagram Entity – Relationship. Diagram ini merupakan diagram model data secara konseptual yang menggambarkan entitas dan kaitan antar entitas secara grafis.

Perbandingan Pendekatan Orientasi File dan Orientasi Database

DATA REDUNDANCY
Data yang redundan dapat menyebabkan informasi yang tidak reliable dan mengurangi efisiensi. Peluang terjadinya redundansi data lebih tinggi dalam sistem File.

DATA CONSISTENCY AND STANDARDIZATION
Data yang konsisten akan menghasilkan informasi yang reliable dan meningkatkan efisiensi. Dalam Sistem File, setiap aplikasi memiliki file sendiri-sendiri. Oleh karena itu butuh usaha lebih untuk standardisasi data dan koordinasi data. Data dalam sistem database lebih konsisten dan lebih terstandardisasi.

DATA SHARING DAN INTEGRASI
Data sharing akan mengurangi kebutuhan media penyimpanan. Selain itu, data sharing akan memperkaya informasi yang dihasilkan. Dalam Sistem File, integrasi informasi dari beberapa file membutuhkan pemrosesan lebih lanjut. Derajat sharing lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File.

DATA ACCESSIBILITY
Semakin mudah akses terhadap data, semakin beragam pengguna yang dapat memanfaatkan informasi dari data tersebut. Dalam sistem Database, data yang tersentral memudahkan akses terhadap data. Derajat askesibilitas dalam sistem File lebih rendah.

DATA FLEXIBILITY
Fleksibilitas memudahkan modifikasi terhadap aplikasi. Fleksibilitas dalam sistem Database lebih tinggi, karena organisasi dan manajemen data independent dari aplikasi.

DATA SECURITY
Data sebagai sumber daya perlu diproteksi, untuk menjamin keamanan dan integritas data. Data dalam database relatif lebih rentan dibandingkan dalam sistem File. Peluang untuk kehilangan seluruh data lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File. Namun, sistem pengamanan dalam DBMS dan sistem backup cukup andal untuk membantu menjaga integritas database.

DATA CAPTURE DAN ENTRY
Sarana perekaman data yang efisien akan meningkatkan keakuratan data dan pengurangan biaya. Dalam sistem File, karena setiap aplikasi mengakses file mereka sendiri-sendiri, ada kalanya satu data yang sama perlu direkam lebih dari satu kali.

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram ~ Sarana Dokumentasi Data dan Pemrosesan Data
Logical DFD (Data Flow Diagram Logika)
Logical DFD menekankan pada data tertentu dan apa yang dilakukan terhadap data tersebut

Simbol dalam DFD:

• Simbol Entitas (segiempat)
• Simbol Proses (lingkaran)
• Simbol simpanan data (dua garis sejajar)
• Simbol aliran data (anak panah)

Konteks Diagram adalah level logical DFD yang paling puncak.
Diagram level zero adalah pecahan dari konteks diagram). Setiap proses dalam diagram level zero ini, akan diberi nomor 1, 2 dan seterusnya.
Level one diagram adalah pecahan dari proses 1, 2 (dst) yang tergambar dalam diagram level zero. Setiap subproses ini akan diberi nomor, 1.1 atau 1.2 dan seterusnya.

Untuk lebih jelas tentang DFD, silahkan baca buku yang mengulas tentang DFD ….. buku apapun, silahkan dibawa untuk diskusi besok Selasa.

SOAL SATU

Rancanglah layout record Master File Mahasiswa (cukup sebutkan nama field, ukuran field dan tipe data). Minimal 10 elemen data (atau field).

SOAL DUA

Tentukan, apakah elemen data (field) berikut ini, akan muncul dalam Master File atau Transaction File, ataukah kedua nya. Jangan lupa, sebutkan, nama File (nama Tabel) nya, di sebelah kanan elemen data tersebut. Lihat contoh, untuk soal 1 (field tanggal ada dalam file transaksi, nama filenya Tabel Penjualan).

1. Tanggal ~ Transaction File ~ Tabel Penjualan
2. Saldo rekening
3. Nomor rekening
4. Jumlah pembayaran
5. Nama konsumen
6. Lokasi penjualan
7. Nomor telepon
8. Deskripsi produk
9. Kode produk
10. Alamat konsumen
11. Nomor faktur penjualan
12. Limit kredit
13. Nama pemasok
14. Kuantitas di tangan
15. Jumlah penjualan per faktur
16. Kode pemasok
17. Kuantitas diterima